Hvad er jeres åbningstider?

Vi tilbyder kundeservice på hverdage fra kl. 08.00 – 16.00 dansk tid.
Det er muligt at tilkøbe weekend- og helligdags-support efter aftale.

Hvilke supportpakker tilbyder I?

Vi tilbyder fleksible løsninger med 20, 30 og 40 timer om ugen, fordelt på hverdage.
I, som virksomhed, kan selv bestemme, hvordan timerne fordeles – fx 4 timer dagligt eller samlet på bestemte dage.

Kan vi vælge weekend- eller aften-support?

Ja. Vi tilbyder weekendtillæg og udvidet support efter kl. 16.00 på hverdage mod et fast time-tillæg.

Er I dansktalende?

Ja. Hele vores team er dansktalende og har dansk som modersmål. Vi kan desuden kommunikere flydende på engelsk.

Hvad er VoIP?

VoIP står for Voice over Internet Protocol. Det betyder, at vi kan håndtere opkald via internetforbindelse med danske telefonnumre, så det føles som en lokal kundeservice for jeres kunder.

Hvad sker der, hvis en linje er optaget?

Hvis alle linjer er optaget, vil jeres kunder automatisk blive bedt om at indtale en kort besked med navn og telefonnummer.
Vi kontakter altid kunden inden for samme arbejdsdag, så ingen henvendelser går tabt.

Hvordan håndteres opkald uden for åbningstid?

Uden for jeres valgte åbningstider:

• Opkald kan automatisk viderestilles til voicemail med en personlig hilsen.

• Alternativt kan vi via VoIP overføre opkald direkte til jeres eget telefonnummer, så I selv kan tage henvendelser uden for åbningstid.

• Hvis kunden indtaler en besked, sikrer vi opfølgning næstkommende hverdag.

Hvor hurtigt svarer I på e-mails?

Vi besvarer alle e-mails inden for 24 timer på hverdage.
Ved højere aktivitetsniveau kan der aftales faste svartider eller dedikerede tidspunkter for e-mailhåndtering.

Hvad sker der med e-mails og opkald efter lukketid?

Efter jeres valgte åbningstider sørger vi for, at ingen henvendelser går tabt:

Telefonopkald:

• Opkald bliver automatisk viderestillet til voicemail med en personlig hilsen.

• Kunden kan indtale en besked, og vi følger altid op næstkommende hverdag.

E-mails:

• E-mails, der modtages efter lukketid, registreres i systemet og bliver besvaret inden for 24 timer på hverdage.

• Har I behov for hurtigere behandling, kan vi aftale en udvidet supportløsning eller faste svartider.

Hvordan fungerer oplæring?

Vi sætter en ære i at lære alle aspekter af din virksomhed at kende, så vi kan indgå som en naturlig del af jeres team og tilbyde den bedst mulige kundeservice.

For at kunne arbejde på jeres vegne har vi brug for, at I som virksomhed stiller de nødvendige redskaber og informationer til rådighed – fx produktviden, procedurer, kontaktpersoner og retningslinjer.

Vi sikrer, at medarbejderen er fuldt oplært, før opgaverne påbegyndes, og kan tilbyde et testforløb, hvor vi gennemgår typiske kundesager, så vi er helt på linje med jeres værdier og arbejdsmetoder.

Hvilken erfaring har jeres medarbejdere?

Vores team består af modne medarbejdere med mange års erfaring fra kunde- og serviceindustrien.
De er nøje udvalgt for deres kommunikationsevner, deres forståelse for god service og deres evne til at skabe tryghed i kontakten med jeres kunder.

Hvordan sikrer I fortrolighed?

Vi arbejder altid med skriftlige fortrolighedsaftaler (NDA), så jeres kundedata og forretningsoplysninger behandles sikkert. Adgang til systemer gives kun efter behov, og vi anvender sikre forbindelser.

Hvem kontakter vi, hvis der opstår tekniske eller komplekse problemstillinger?

I, som virksomhed, skal stille en liste med kontaktoplysninger på nøglepersoner (telefonnumre og e-mailadresser), der kan kontaktes, hvis en henvendelse kræver specialviden eller ligger uden for aftalte rammer.
Dette sikrer, at alle kundehenvendelser kan løses hurtigt og korrekt.

FAQ dansk kundeservice – ofte stillede spørgsmål

Hvordan håndteres GDPR og datasikkerhed?

Vi arbejder i fuld overensstemmelse med GDPR.

• Databehandleraftale (DPA): Vi indgår en skriftlig aftale, så roller og ansvar er klart defineret.

• Behandling af persondata: Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at løse opgaven – altid efter jeres instrukser.

• Adgangskontrol: Adgang gives kun til relevante medarbejdere.

• Sikkerhed: Alle forbindelser foregår via sikre internetlinjer, og vi benytter VoIP-løsninger med kryptering.

• Opbevaring og sletning: Data gemmes kun, så længe det er nødvendigt, og slettes efter aftale, når samarbejdet ophører.

Hvem stiller e-mail og telefonnummer til rådighed?

• I, som virksomhed, opretter selv en dedikeret support-e-mailadresse (fx support@firma.dk), som vi får adgang til via forwarding eller login.

• Vi stiller et dansk VoIP-telefonnummer til rådighed.
  For at dække opsætning og etablering opkræves et engangsbeløb på 495 kr.

• De løbende driftsudgifter til VoIP indgår i vores service og er inkluderet i den faste timepris.

Kan vi starte med en mindre løsning?

Ja. Mange vælger at begynde med vores Basis-pakke (20 timer/uge). Derefter kan behovet udvides, hvis jeres virksomhed vokser eller har højere aktivitet i bestemte perioder.

Hvad koster det?

Prisen er 160 kr. i timen på hverdage.
Weekend og helligdage har et tillæg pr. time (minimum 4 timer).
Alle priser er faste – ingen skjulte gebyrer.

Hvordan foregår faktureringen?

• Alle priser er ekskl. moms.

• For danske virksomheder anvendes reverse charge (omvendt betalingspligt).

• Fakturaen fremsendes den 1. i måneden og skal betales inden for 14 dage netto.

• Betaling sker via bankoverførsel.

Hvordan fungerer reverse charge (omvendt betalingspligt)?

• Vi fakturerer uden moms.

• I, som virksomhed i Danmark, skal selv påføre 25% moms i jeres momsregnskab.

• Hvis I er momsregistreret, kan I trække det samme beløb fra igen, så effekten bliver neutral – I betaler altså ikke ekstra moms.

• Reverse charge er standard ved køb af ydelser fra leverandører uden for EU og er et lovkrav.

• Kun virksomheder uden momsfradrag (fx. foreninger, finansielle virksomheder eller B2C-aktiviteter) får en reel ekstraomkostning.

Hvad er kontraktens gyldighed og opsigelsesvarsel?

Alle aftaler indgås som løbende månedsabonnementer.

• Opsigelsesvarsel: 1 måned til udgangen af en kalendermåned.

• Binding: Ingen længerevarende binding – I kan til enhver tid opsige med varsel, hvis behovet ændrer sig.

• Tilpasning: Pakken kan op- eller nedjusteres fra måned til måned efter aftale.

Hvad sker der, hvis vi ønsker at ændre timer midt i måneden?

Hvis jeres behov ændrer sig i løbet af en måned, kan der tilkøbes ekstra timer til den aftalte timepris.
Nedjustering af timer træder i kraft fra næste faktureringsperiode.

Hvordan håndteres sygdom eller tekniske nedbrud?

Vi tilstræber altid at sikre kontinuitet i servicen.

• Ved kortvarig sygdom kan opgaver midlertidigt omlægges.

• Ved længerevarende sygdom tilbyder vi en erstatningsmedarbejder fra vores team.

• Ved tekniske problemer (fx internet/VoIP) benytter vi backup-løsninger, så driften forstyrres mindst muligt.

Hvad hvis der opstår uforudsete hændelser (force majeure)?

Hvis ekstraordinære forhold uden for vores kontrol (fx naturkatastrofer, politiske tiltag eller længerevarende internetnedbrud) forhindrer levering af servicen, suspenderes aftalen midlertidigt uden ansvar for parterne.